Statistik & Listen
Statistiken und Listen mit LUPO
Statistik und Listen
Dieses Fenster kann mit Übersicht => Statistik und Listen oder direkt aus der Symbolleiste geöffnet werden. In der ersten Registerkarte des Statistik Fensters können Sie vordefinierte Statistiken und Listen ausdrucken. Die hinteren 6 Karten enthalten Listen, welche alle wesentlichen Felder der entsprechenden Tabelle zeigen.
Spiel-, Ausleih- und Kundenstatistiken
Diese Datumsspanne (Statistik von … bis …) gilt für die grün geschriebenen Statistiken (bei Ausleihen gilt das Ausleihdatum als Referenz)
Markieren Sie das Kontrollkästchen für die Statistiken, welche Sie oder wollen.
Hinweis
Muster-Ausdrucke von Statistiken finden Sie im Anhang B.
Adressen
Die Liste zeigt alle aktiven Adressen. Gelöschte Adressen werden nicht angezeigt.
Mit werden alle angezeigten Adressen (ihr Filter wird beachtet!) in Seitenansicht zum Drucken auf Etiketten angezeigt.
Tipp
In allen Listen können Sie die Datensätze sortieren und filtern und in die Zwischenablage kopieren. Um den Listeninhalt zu kopieren, markieren Sie alle Datensätze indem Sie auf die linke Ecke oben in der Liste klicken. Danach drücken Sie [Ctrl]+[c] um die Daten in die Zwischenablage zu kopieren und danach in ein anderes Programm wie z.B. Word oder Excel um und von dort her formatiert auszudrucken, als Serienbrief-Datenquelle oder sonst wie zu nutzen.
Adressliste drucken
Das Adressen drucken Fenster kann mit Adressliste drucken geöffnet werden:
Bestimmen sie durch ankreuzen der entsprechenden Optionen welche Adressen angezeigt werden sollen. Gewisse Optionen können miteinander kombiniert werden.
Email Massenversand
Wenn Sie auf klicken, werden Sie aufgefordert die Paketgrösse der Emailadressen anzugeben. Die meisten Emailanbieter akzeptieren nur eine bestimmte Anzahl Email-Adressen in einem Email (zum Schutz vor Spamversand). Geben Sie deshalb eine Zahl kleiner als 100 ein. Es werden alle Emailadressen der Adressliste in Blöcke an X Emailadressen aufgelistet. Erstellen Sie für jeden Block eine einzelne Email. Die Emailadressen sollten Sie in das BCC-Feld (Blindkopie) kopieren.
Falls Sie im Adress-Datenblatt einen Filter gesetzt haben wird dieser berücksichtigt.
Serienbrief in Word
Bei der Installation des LUPO wird die Serienbrief-Vorlage C:\Lupo_Daten\Serienbrief.dotx kopiert. Der Knopf Word Serienbrief öffnen exportiert alle angezeigten Adressen (gesetzte Filter werden beachtet) in die Datei C:\Lupo_Daten\Serienbrief_Datenquelle.docx und öffnet ein neues Dokument basierend auf der Vorlage in Microsoft Word (sofern installiert).
Bevor der Serienbrief angezeigt wird muss folgende Frage mit Ja bestätigt werden:
Spiele
Zeigt alle Spielkinder an. Jedes Spielkind enthält auch die Daten seiner Spielfamilie.
Spielekatalog und Inventar drucken
Spielekatalog und Inventar drucken öffnet folgendes Fenster. Diese kann auch direkt aus dem Spiele-Fenster geöffnet werden.
A4 hoch
Die Spielliste wird im A4 Hochformat angezeigt. Wenn Sie eine gruppierte Spielliste wählen, werden alle Spiele mit derselben Eigenschaft zusammengefasst.
Detailliste A4 quer
Die Spielliste wird mit allen Spielinformationen im A4 Querformat angezeigt. Das Spielgruppenmemo und das Einzelspielmemo können optional angezeigt werden.
Einfaches Inventar
Zeigt zwei Listen an: Eine mit allen ausgeliehenen Spielen und eine mit allen Spielen, welche sich aktuell in der Ludothek befinden.
Erweitertes Inventar
Diese Liste kann verwendet werden um Spiele auszumustern. Zu jedem Spiel werden die Anzahl Ausleihen pro Jahr angezeigt. Nie ausgeliehene Spiele werden fett dargestellt, liquidierte durchgestrichen.
Spielfilter und Sortierung
Um nicht alle Spiele anzuzeigen können Filter gesetzt werden. Bei den Feldern Altersgruppe und Spielart können die vorgegebenen Werte gewählt werden. Wollen sie nur bestimmte Spielnummern anzeigen, geben Sie einen Nummernbereich ein. Wollen Sie die Spiele nach Namen filtern, so geben sie den vollen oder den Anfang des Spiel-Namens ein. Es werden dann alle Spiele, welche wie der eingetragene Name beginnen angezeigt.
Tipp
Wenn Sie eine anders sortierte oder gefilterte Spielliste wollen, so können Sie diese selbst erstellen. Öffnen Sie dazu das Datenblatt Spiele im Statistikfenster um dann die Liste entsprechend zu filtern. Kopieren Sie die Spieldaten aus dem Datenblatt in die Zwischenablage und fügen diese in Word, Excel oder sonst wo wieder ein um die Daten anschliessend zu formatieren oder weiterzuverarbeiten.
Spielausleihen für Statistik nachbuchen
Hier können Ausleihen, welche vor der LUPO-Zeit getätigt wurden nachgebucht werden, so dass die Anzahl Ausleihen und Gebühreneinnahmen eines Spieles stimmen. Tragen Sie die Spielnummer ein, mit [Tab] zum Feld Anzahl Ausleihen springen, dann mit [Enter] Ausleihen.
Ausleihen
Eine Liste mit allen Spielausleihen zwischen den beiden im Fenster oben rechts eingetragenen Daten.
Buchungen
Die Liste aller Buchungen zwischen der eingetragenen Zeitspanne.
Mitarbeiterleistungen
Liste aller erfassten Arbeitszeiten der Mitarbeiterinnen zwischen der eingetragenen Zeitspanne.
Arbeitsrapport Mitarbeiter zeigt einen Bericht mit der Summe aller Arbeitszeiten.
MitarbeiterInnen
Liste aller aktiven Mitarbeiterinnen. Das Eintrittsdatum wurde beim anhaken der Mitarbeiter Checkbox bestimmt.
Mit Adress-Etiketten Zweckform 3664 werden alle angezeigten Adressen (ihr Filter wird beachtet!) in Seitenansicht zum Drucken auf Etiketten angezeigt.
Auswertungen in Excel
Da die Datenabfragen nur Zahlen in einer unübersichtlichen Tabelle zurückgeben, sind ihre Auswertungen nicht besonders für Präsentationen geeignet. Mit dem Tabellenkalkulations-Programm Excel können Sie sich auf einfache Art mit Hilfe des Assistenten die verschiedensten Diagramme erstellen oder einzelne Spalten summieren.
Markieren Sie dazu im LUPO die gewünschten Daten um diese via Zwischenablage im Excel in einer neue Mappe einzufügen oder speichern Sie die gesamte Liste in eine Excel-Datei durch drücken des Excel Export Knopfes.
HTML Export
Mit HTML Export wird die Liste als html-Datei gespeichert und kann so z.B. für Ihre Website verwendet werden. Allerdings lässt die Darstellung sehr zu wünschen übrig und erfordert einige Nachbearbeitung um ein ansehnliches Resultat zu erhalten.
Eigene SQL-Abfrage
Es besteht die Möglichkeit, eigene SQL-Abfragen zu Erstellen und Speichern. Damit können Daten selektiert, verändert, eingefügt oder gelöscht werden. Dies erfordert allerdings einige Datenbank-Programmierkenntnisse und im Rahmen dieses Handbuches wird nicht weiter darauf eingegangen.
Mit der Funktion können vordefinierte Abfragen die Sie z.B. wegen einer Supportanfrage oder mit einen Download von unserer Website erhalten haben eingelesen werden. Eine solche Datei muss auf der ersten Zeile den Abfrage-Titel und im Rest das SQL-Statement enthalten und im ANSI Dateiformat gespeichert sein.
