Spiele ausleihen und zurücknehmen

Das Spiele ausleihen und zurücknehmen Fenster können Sie mit der Übersicht oder der Symbolleiste öffnen.

• Die wichtigsten Aktionen, welche Sie in diesem Fenster durchführen können sind:
  • Spiele ausleihen und zurücknehmen
  • Spiele verlängern
  • Spiele reservieren
  • Abonnement (Mitgliederbeitrag) verkaufen
  • Dem Kunden einen Betrag verrechnen oder zurückerstatten
  • Gutscheinkarte (Vorauszahlung) verkaufen und einlösen
  • Die Adressdaten des Kunden verändern
  • Einen neuen Kunden erfassen

Rückgabedatum bestimmen (Stempeldatum)

Die Spiele, welche Sie ausleihen, erhalten das im Feld Aktuelles Rückgabedatum eingetragene Datum. Das Rückgabedatum wird standardmässig auf [heute] + [Anzahl eingestellte Tage] vorgeschlagen. Die Anzahl der vorgeschlagenen Ausleihtage können Sie in den Einstellungen => Ausleihen ändern. Sie können das vorgeschlagene Rückgabedatum auf ein x-beliebiges Datum ändern. Doppelklicken Sie auf das Datum um den Kalender zu öffnen.

Unter dem Rückgabedatum werden die Anzahl Spiele angezeigt, welche heute ausgeliehen wurden. In der zweiten Zeile bei Rückgabedatum heute wird die Summe der Spiele, welche theoretisch am heutigen Tag zurückgebracht werden angezeigt.

Rückgabedatum fällt vor oder in die Ferien

Wenn das automatisch berechnete Rückgabedatum kurz vor oder in die Ferien fällt, erscheint eine Meldung.

Alle Ausleihen und Rücknahmen von …

Dieser Knopf zeigt eine Liste mit den Spielausleihen und -rücknahmen eines bestimmten Datums an.

Theoretische Spiel-Rückgaben

Zeigt jedes Rückgabedatum und die Anzahl der zu erwartenden Spiel-Rückgaben an.

Mitarbeitern

Die am PC arbeitende Mitarbeiterin. Die hier eingetragene Person wird zu jeder Ausleihe, Rückgabe oder Buchung gespeichert.

Ist in den Einstellungen im Reiter Mitarbeiterinnen die Option Erfassen welche Mitarbeiterin Spiele ausleiht und zurücknimmt aktiviert, dann ist diese Information Pflicht. Wenn keine Person ausgewählt ist, dann erscheint vor der Ausleihe folgendes Fenster:

Spielliste des Kunden

Die Liste mit den ausgeliehenen Spielen des aktuellen Kunden zeigt verschiedene Farbcodes an.

 

Farbe	Status
Ausleihdatum blau	Das Spiel wurde heute ausgeliehen
Ausleihdatum pink	Die Ausleihfrist wurde verlängert
Rückgabedatum orange	Die Ausleifrist ist abgelaufen, es wurde aber noch nicht gemahnt
Rückgabedatum rot	Das Spiel wurde gemahnt
Spielname grün	Dies ist ein eSpiel
Memo gelb	Ersatzteile sind vorhanden
Memo rot	Das Spiel ist reserviert

Kunden erfassen, suchen und anzeigen

Alle Aktionen (wie Abo lösen, Spiel ausleihen, reservieren, ...) die Sie im Fenster Spiele ausleihen und zurücknehmen ausführen, beziehen sich auf den rechts im Fenster angezeigten Kunden. Die linke Seite mit der Adressliste dient zum Suchen bestehender und Erfassen neuer Adressen.

Sie können den Nachnamen, Vornamen, Ort oder einen Teil davon oder die Adressnummer in das Suchfeld eingeben. Durch Drücken von [Enter] oder des Such-Buttons rechts vom Suchfeld wird die Suche gestartet. Wählen Sie den gewünschten Name durch klicken in die Suchergebnisliste aus.

Wenn Sie Kundenkarten mit Barcodes verwenden kann irgendein Feld im Ausleihfenster aktiv sein wenn Sie den Strichcode einscannen. Der Cursor muss dazu nicht vorher in das Kunden-Suchfeld gesetzt werden.

Die Feldstecher-Taste öffnet das Suchfenster, mit den Pfeiltasten können Sie in den bereits angezeigten Kunden vor und zurückblättern.

Wenn Sie ein Spiel zurücknehmen, wechselt das Programm automatisch zum Kunden, welcher das Spiel zurückbringen will. Es ist nicht notwendig, die Adresse vor der Rücknahme durch Suchen anzuzeigen.

Wird die Adressnummer eines gelöschten Kunden eingeben, erscheint folgende Meldung:

Neuer Kunde erfassen

Der Knopf Neuer Kunde öffnet das Fenster um eine Adresse zu erfassen. Die Adressnummer wird automatisch vorgeschlagen, kann aber verändert werden.

Ist das Kontrollkästchen Nach dem Speichern der Adresse ein Abo lösen aktiviert, so öffnet sich automatisch das Abo lösen Fenster.

Barcode drucken wird angezeigt, wenn Sie die Barcodes mit dem Etiketten-Drucker ausdrucken.

Das LUPO-Programm prüft während der Eingabe der Adresse ob ein Duplikat vorhanden ist. Stimmen Name, Vorname und Strasse mit einer bereits gespeicherten Adresse überein, so erscheint folgende Meldung:

Merken Sie sich die Adressnummer und brechen die Erfassung des Kunden ab.

Kundendaten

Bei der im weissen Adress-Feld angezeigten Adresse handelt es sich jeweils um den aktiven Kunden.

Kundenmemo

Bei Kunden mit Text im Memofeld wird dieses rot dargestellt. Um ein neues Memo zu schreiben oder ein bestehendes zu bearbeiten einfach in das Feld klicken.

Schreiben Sie am Anfang des Memos ein ! (Ausrufezeichen), um das Memo beim Aufruf des Kunden in einem separaten Fenster angezeigt zu bekommen:

Der Knopf Kundengeschichte zeigt alle Adressdetails und alle jemals vom Kunden ausgeliehenen Spiele an.

Mit Bon Drucken wird ein Bon auf den Kassendrucker ausgegeben. Normalerweise muss dieser Knopf nicht gedrückt werden da der Bon automatisch beim Bezahlen ausgedruckt wird.

Brief drucken

Sie haben die Möglichkeit einen Brief mit den Ausleihen und optional den dazu angefallenen Kosten (Abonnement, Reservation, ...) auszudrucken.

Um den Brieftext zu ändern muss in den Briefeinstellungen der Textkörper Quittung angepasst werden.

Wird der Brieftext abgeändert speichert LUPO diesen und er wird beim nächsten Öffnen des Fensters wieder angezeigt. Mit Standard-Texte laden werden die in den Brief-Einstellungen definierten Texte geladen.

Abonnement lösen

Damit der Kunde Spiele ausleihen kann, muss er ein gültiges Abo besitzen (Falls ein gültiges Abo zur Ausleihe nicht zwingend ist, muss dies in den Einstellungen, Registerkarte Beiträge definiert werden).

Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob der Kunde ein gültiges Abo hat oder nicht. Sobald Sie ein Spiel an jemanden ausleihen möchten, dessen Abo abgelaufen ist, öffnet sich automatisch das Fenster zu erneuern des Abos:

Die Gültigkeitsdauer und Preise können in den Einstellungen definiert werden.

Hat der Kunde den Jahresbeitrag bereits per Einzahlungsschein bezahlt, so kann das Häkchen Dem Kunden nichts verrechnen aktiviert werden. Soll diese Funktion nicht zur Verfügung stehen, so kann diese in den Einstellungen deaktiviert werden.

Der Verkauf eines Abos kann durch Drücken der Zurücktaste rückgängig gemacht werden. Diese Funktion steht nur einmal für das zuletzt verkaufte Abo zur Verfügung.

Spiele ausleihen

Die Spiele, welche Sie ausleihen, werden der Spielliste des aktuellen Kunden hinzugefügt.

Ausleihen Button

Leiht das in das Spielnummerfeld eingetragene Spiel aus. Klicken Sie dazu auf den Ausleihen Button oder drücken Sie die [Enter]- Taste.

Falls Sie mit Barcodes arbeiten kann beim Einscannen irgendein Feld im Ausleihfenster aktiv sein. Der Cursor muss vor dem Scannen nicht in das Spiel-Suchfeld gesetzt werden.

Einschränkung Anzahl Spiele

Die maximale Anzahl Spiele und / oder eSpiele pro Kunde kann eingeschränkt werden. Die Anzahl ist beim Abo vorgegeben und wird beim Verkauf eines solchen beim Kunden gespeichert. Beim Überschreiten der definierten Anzahl erscheint folgende Meldung:

Spezial-Ausleihe

Mit Hilfe einer Spezial-Ausleihe kann ein Spiel mit einer veränderten Ausleihdauer und einer veränderten Gebühr in einem Schritt ausgeliehen werden.

Durch Drücken auf den Knopf Spezial Ausleihe oder wenn das Häkchen Spezial-Ausleihe aktiviert ist, wird vor der Spielausleihe folgendes Fenster angezeigt:

Die zur Auswahl stehenden Spezial-Ausleihen können in den Einstellungen definiert werden. Ist nur eine aktive Spezial-Ausleihe definiert, so wird diese beim Ausleihen automatisch angewandt und das Fenster nicht angezeigt.

Einzelteil Ausleihe

Wenn beim Spiel die Eigenschaft Einzelteil gesetzt ist, erscheint beim Ausleihen folgender Dialog:

Geben Sie die Anzahl Stück ein und drücken Sie Ausleihen . Die Spielgebühr wird mit der Stückzahl multipliziert und dem Kunden verrechnet. Die Anzahl wird ins Spielkind-Memo geschrieben.

Stempeldatum manuell ändern

Manchmal ist es notwendig, das Rückgabedatum zu verändern, ohne das Spiel zu verlängern (eine Verlängerung ist normalerweise kostenpflichtig). Doppelklicken Sie auf das Ausleih- oder Rückgabedatum in der Spielliste um folgendes Fenster angezeigt zu bekommen:

Nachdem Sie das Rückgabedatum verändert haben, wird das Mahndatum automatisch neu berechnet.

Aktivieren Sie Alle Spiele mit diesem Rückgabedatum ändern um die restlichen Ausleihdaten des aktuellen Kunden auch anzupassen. Hat ein Spiel eine spezielle Mahnfrist, so wird dies berücksichtigt.

Spiele zurücknehmen

Tragen die Spielnummer in das Spielnummernfeld ein und drücken dann den Button Rücknahme oder [Enter]. Es wird automatisch zum Kunden, welcher das Spiel ausgeliehen hat, gewechselt.

Zurücknehmen

Die Spiele können auch durch „abhaken“ in der Kundenspielliste einzeln zurückgenommen werden oder indem Sie die Spielnummer ins Spielnummernfeld schreiben und auf den Knopf Rücknahme drücken.

Ist das Spiel an einen anderen Kunden als dem aktuell angezeigten ausgeliehen so wechselt LUPO automatisch zum Kunden welcher das Spiel ausgeliehen hat

Häkchen „Gebühr zurückerstatten“

Setzen Sie dieses Häkchen, wenn die Ausleihgebühr beim Zurücknehmen dem Kunden zurückerstattet werden soll.

Alle zurück

Es werden alle Spiele des aktuellen Kunden zurückgenommen (Es gibt eine Einstellung um diesen Knopf auszublenden).

Rückgabedatum entspricht dem Ausleihdatum

Wenn Sie ein Spiel am gleichen Tag zurücknehmen, an welchem Sie dieses ausgeliehen haben, dann erscheint folgende Meldung:

Wenn Sie auf Ja klicken wird das Spiel zurückgenommen und die Ausleihgebühr dem Kunden zurückerstattet. Klicken Sie auf Nein, wird das Spiel ebenfalls zurückgenommen, jedoch bleibt die verrechnete Ausleihgebühr dem Kundenkonto belastet. Mit Abbrechen bleibt das Spiel ausgeliehen.

Ausleihdauer Verlängern

Klicken Sie auf Verlängern im Spiele Ausleihen und Zurücknehmen Fenster um den folgenden Dialog angezeigt zu bekommen:

Falls reservierte Spiele vorhanden sind erscheint zuerst folgende Meldung:

Danach sind in der Spalte Info die Besonderheiten wie Ferien oder Reservationen des Spieles ersichtlich.

Der Knopf Markierte Spiele verlängern am unteren Fensterrand ändert das Rückgabedatum der markierten Spiele auf das beim Spiel in der Spalte Verlängern bis aufgelistete Datum.

Die Spielgebühr wird dem Ausleihkonto verrechnet, ist dieses leer (Null), dem Kundenkonto.

Spezielle Verlängerungen

Klicken Sie auf Spezielle Verlängerungen um weitere Optionen zur Verlängerung anzuzeigen. Um eine spezielle Verlängerung anzuwenden, verwenden Sie den entsprechenden Knopf.

Wenn Sie ein Spiel nur für wenige Tage verlängern wollen, können Sie dies auch über die Funktion Rückgabedatum manuell ändern tun. Dabei wird dem Kunden keine Gebühr verrechnet.

Spiele reservieren

Sie können Spiele auf den im Fenster Spiele ausleihen und zurücknehmen angezeigten Kunden reservieren. Geben Sie die Spielnummer in das Feld ein, und drücken Sie den Reservieren Button.

Eine Reservation kann sich auf mehrere Spiele beziehen. Es kann nicht nur ein einzelnes Spiel, sondern die ganze Spielfamilie (3371.X), oder nur bestimmte davon auf eine Reservation genommen werden.

Sobald das erste aller reservierten Spiele (einer Reservation) eintrifft, gelten die andern als nicht mehr reserviert.

Spielnummer

Nummer der Spielfamilie. Verwenden Sie das Spielsuchfenster um eine Spielnummer aus der Liste auszuwählen.

Reservieren ab

Aktuelles Datum (voreingestellt = heute) Ab diesem Datum beginnt die Reservation. Wird das reservierte Spiel vor diesem Datum ausgeliehen, gilt es als nicht reserviert und es erscheint auch keine Meldung beim Ausleihen. Ist ein Spiel mehrmals reserviert, wird die Reservation mit dem ältesten Reservationsdatum zuerst berücksichtigt.

Spielfamilie / Spielkinder

Es kann die gesamte Spielfamilie oder ein Spielkind aus der Liste reserviert werden. In der Liste werden alle Spiele der Spielfamilie angezeigt. Die Liste enthält die Spielkinder mit Nummer, Ausführung und dem (soll) Rückgabedatum. Ist das Spiel nicht ausgeliehen, wird in Ludothek! angezeigt.

Um ein einzelnes, oder mehrere einzelne Spiele zu reservieren, müssen die entsprechenden Spielkinder in der Liste markiert werden.

Kosten

Die Kosten für die Reservation beim Erstellen der Reservation. Neben diesem kann auch ein Betrag beim Ausleihen des reservierten Spiels verrechnet werden.

Reservation löschen

Löscht die in der Liste markierte Reservation. Bei einer Spielfamilienreservation wird die ganze reservierte Familie gelöscht.

Reserviertes Spiel trifft ein

Sobald ein reserviertes Spiel eintrifft, erscheint eine Meldung auf dem Bildschirm:

Wenn Sie diese Meldung mit Ja bestätigen kann ab jetzt der Mitteilungsbrief (Spiel ist eingetroffen) an den Kunden gedruckt werden. Das Spiel gilt als so lange reserviert, wie in den Einstellungen => Ausleihen eingetragen ist.

Falls ein Bondrucker angeschlossen ist, kann ein jetzt ein Bon mit Informationen zur Spielreservation ausgedruckt und am Spiel befestigt werden.

Kunden- und Ausleihkonto

Jeder Kunde hat zwei Konten, ein Kundenkonto und ein Ausleihkonto. Das Geld auf dem Ausleihkonto wird über das Einlösen eines Gutscheins deponiert und kann nur für Ausleihgebühren verwendet werden. Der Kunden¬konto¬stand kann mit dem Knopf Kunde bezahlt auf 0 gesetzt werden. Der Kunde bezahlt in Bar.

Kunde bezahlt

Der Kunde bezahlt 20.00 Fr. Sein Kontostand wird wieder zu 0.00. Bezahlt er einen anderen Betrag, so können Sie diesen in das Textfeld eintragen. Bezahlt er zu wenig wird diese Zahlung als Teilzahlung, bezahlt er zu viel, als Vorauszahlung im Journal eingetragen.

Normalerweise bezahlt der Kunde in Bar und es wird vom Kunden-Debitorenkonto (1100) in die Tageskasse (1000) gebucht. Wurde das Geld aber per Überweisung eingezahlt, so kann das Soll-Konto auf die Hauptkasse (PC- oder Bankkonto) geändert werden.

Falls Sie LUPO mit der Option Bondrucker installiert haben, besteht die Möglichkeit direkt nach dem Bezahlen den Bon auszudrucken.

Einnahmen und Rückerstattungen

Mit dem Button Einnahmen und Rückerstattungen öffnen Sie das Fenster Buchung für Kunde.

In diesem Fenster kann dem Kunden (z.B. für ein verlorenes Spiel) ein Betrag verrechnet oder gutgeschrieben werden.

Die Buchungen, welche Sie erfassen werden dem Kunden- oder Ausleihkonto belastet bzw. gutgeschrieben.

Um dem Kunden eine Gutschrift zu machen, wählen Sie im Auswahlfeld rechts des Betrages Betrag dem Kundenkonto gutschreiben oder schreiben Sie eine negative Zahl in Feld.

Buchen speichert die Buchung und verrechnet den Betrag dem Kunden. Der Buchungstext kann automatisch ins Kundenmemo übertragen werden.

Liste aller Buchungen

Klicken Sie auf den Reiter Alle Buchungen um die Journaleinträge des aktuellen Kunden angezeigt zu bekommen.

Bei Buchungen von heute wird das Buchungsdatum blau dargestellt.

Kassenzettel Drucken

Druckt alle Buchungen eines definierten Zeitraums auf den Bondrucker aus.

Markierte Buchung stornieren

Markieren Sie eine Buchung in der Liste und klicken Sie auf den Knopf Markierte Buchung stornieren um die ausgewählte Buchung zu stornieren.

Wird eine Buchung storniert, welche den Kunden- oder Ausleihkontostand des aktuellen Kunden betrifft, so wird dieser angepasst.

Gutscheine verkaufen und einlösen

Jeder Kunde hat ein 'normales' Konto mit Bargeld-Schulden oder -Guthaben und ein Ausleih-Konto für vorausbezahlte Ausleihgebühren. Das Ausleih-Konto wird solange mit den Ausleihgebühren belastet bis es aufgebraucht (0) ist. Kauft ein Kunde einen Gutschein, so leistet er eine Vorauszahlung für die Ausleihgebühren. Der Gutschein ist unpersönlich solange sie nicht eingelöst wird.

Gutschein verkaufen

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dem Ausleihkonto von Kunde xxx Verrechnen um den Gutschein direkt dem aktuellen Kunden seinem Ausleihkonto gutzuschreiben.

Falls der Kunde Schulden auf seinem Kundenkonto hat (die Spiele wurden bereits ausgeliehen und erst jetzt will der Kunde eine Gutscheinkarte kaufen) und diese nachträglich mit dem Ausleihkonto bezahlt werden sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bar-Kontostand (Schulden) jetzt dem Ausleihkonto abziehen.

Gutschein einlösen

Drücken Sie Gutschein einlösen um dem Kunden eine Gutschrift auf sein Ausleihkonto zu buchen. Geben Sie den effektiven Wert (also inkl. Rabatt) der Karte ein.

Manuelle Sammelbuchung für Wertkarten-Verkauf

Sie haben (z.B. am Weihnachtsmarkt) 12 Karten als Geschenk verkauft, Sie wissen also noch nicht wer die Gutschrift einlöst. Wenn Sie diese Einnahmen in die Tageskasse legen müssen Sie das Geld auch verbuchen.

Öffnen Sie dazu das Fenster Übersicht => Buchhaltung => Einzelbuchung (mit Vorgaben) und führen Sie folgende Buchung durch.